Politique de confidentialité

1. Contact

Pour toute question relative à la confidentialité : workenzaofficiel@gmail.com · 0470 65 42 19.

Nom commercial : Workenza. Cadre d’activité : Smart / Productions Associées ASBL (Rue Coenraets 72, 1060 Bruxelles — BCE 0896.755.397 — TVA BE0896.755.397). La qualification exacte de responsable / sous-traitant pour chaque traitement dépend du contexte et sera confirmée dans les documents contractuels applicables.

2. Périmètre

Cette politique concerne le site public Workenza, la demande d’essai, l’application (espaces administrateur et employé, borne) et les traitements techniques associés.

3. Rôles selon les traitements

Données des collaborateurs de l’entreprise cliente

Pour les données que l’entreprise collecte et gère via Workenza (identité des collaborateurs, pointages, planning, absences, messages, modules métier), l’entreprise cliente détermine en principe les finalités et moyens essentiels. Workenza fournit l’outil technique SaaS.

Données traitées pour les besoins de Workenza

Compte et authentification techniques, demandes d’essai, e-mails transactionnels liés au service, journaux de sécurité, mesure d’audience si consentement, monitoring d’erreurs si activé, et le cas échéant activités de prospection opérées par Workenza.

Les bases juridiques précises (contrat, intérêt légitime, consentement, obligation légale, etc.) seront confirmées juridiquement selon chaque finalité.

4. Catégories de données

• Identité de compte : prénom, nom, e-mail, fonction, rôle, avatar éventuel.
• Authentification : mot de passe hashé, sessions, jetons d’activation hashés, PIN borne hashé.
• Temps de travail : pointages, pauses, corrections, planning, congés/absences.
• Géolocalisation (si activée) : latitude, longitude, précision éventuelle, adresse si disponible.
• Communication : messages, notifications, journaux d’e-mails (destinataire, sujet, statut — pas le corps HTML dans EmailEvent).
• Modules métier : stocks, chantiers, visites, rendez-vous, etc., selon options.
• Demande d’essai : entreprise, contact, e-mail, téléphone, champs optionnels.
• Données techniques : identifiants de session, limitation de débit (y compris adresse IP côté edge pour anti-abus), journaux d’audit techniques.

5. Finalités

• Fournir et sécuriser le service multi-tenant.
• Permettre à l’entreprise de gérer temps, équipes et modules.
• Traiter les demandes d’essai et le support.
• Envoyer des e-mails transactionnels nécessaires au service.
• Assurer la fiabilité technique (monitoring filtré).
• Mesurer l’audience du site public uniquement si vous y consentez (Plausible, si activé).

6. Pointage et géolocalisation

La géolocalisation, lorsqu’elle est activée pour l’entreprise, est collectée uniquement lors du pointage d’arrivée et/ou de départ. Il n’y a pas de tracking continu ni de géofencing dans le produit actuel. Selon la configuration, le pointage peut être refusé sans localisation (mode BLOCK) ou autorisé sans coordonnées (ALLOW_WITHOUT_LOCATION).

Le reverse geocoding est désactivé par défaut (aucun envoi de coordonnées à un géocodeur tiers dans cette configuration). Une précision (accuracy) peut être enregistrée si fournie par l’appareil.

Le détail GPS (coordonnées / adresse) est prévu pour une purge technique après 30 jours lorsque le job de rétention est exécuté. Les horaires de pointage sont conservés pour les besoins de l’employeur.

7. Mode hors ligne

Des événements peuvent être stockés localement (IndexedDB) avant synchronisation, avec une rétention technique limitée (30 jours) et un nettoyage des coordonnées GPS lors de la déconnexion selon les mécanismes prévus. Voir cookies.

8. Communications et essai

Les demandes d’essai sont transmises par e-mail à l’équipe Workenza (pas de table de leads dédiée dans l’application). Une case à cocher confirme l’accord d’être contacté au sujet de la demande — ce n’est pas un consentement cookies ni un consentement global à tous les traitements de l’application.

9. Destinataires / prestataires techniques

• Hébergement applicatif : Netlify.
• Base de données : PostgreSQL / Neon selon environnement.
• E-mails : Resend.
• Monitoring d’erreurs : Sentry (si configuré) — données filtrées côté application.
• Mesure d’audience : Plausible (si configuré et consentement analytics).
• Tuiles cartographiques : OpenStreetMap (affichage carte, le cas échéant).

Les localisations exactes de traitement, clauses contractuelles et mécanismes de transfert éventuels relèvent des contrats fournisseurs et d’une validation juridique.

10. Conservation

• Détail GPS des pointages : 30 jours (purge prévue via job de rétention).
• Journaux EmailEvent : 365 jours (politique technique produit).
• Données de prospection HQ concernées : 180 jours (hors listes de suppression conservées).
• Comptes et historiques métier : durée de vie du compte / de l’entreprise, sous réserve des obligations de l’employeur.
• Fin d’accès entreprise : un cycle de vie technique peut planifier une suppression définitive (délais techniques distincts selon résiliation ou impayé). Il n’existe pas actuellement d’export « pack entreprise » dédié dans le produit. Un administrateur peut exporter les données personnelles d’un employé au format JSON tant que l’accès le permet.

11. Droits

Selon le contexte, les personnes concernées peuvent exercer leurs droits (accès, rectification, effacement, etc.) via leur employeur (administrateur Workenza de l’entreprise) et/ou via le contact Workenza pour les traitements propres à Workenza (ex. demande d’essai).

Fonctions disponibles dans le produit pour l’administrateur : export JSON des données d’un employé ; parcours d’anonymisation distinct de la simple désactivation de compte (soft-delete). Il n’existe pas d’export self-service employé ni d’interface générique d’opposition/limitation dans l’application.

12. Sécurité

Mesures notamment : mots de passe hashés, sessions sécurisées, contrôle d’accès, isolation par entreprise, rate limiting, filtrage des erreurs envoyées au monitoring. Le chiffrement au repos et les politiques de sauvegarde des prestataires ne sont pas détaillés ici faute de preuve applicative exhaustive.

13. Cookies

Voir la politique relative aux cookies et technologies similaires.

14. Autorité de contrôle

Sans préjudice d’autres recours, une réclamation peut être introduite auprès de l’autorité belge de protection des données (Autorité de protection des données), selon les modalités publiées par cette autorité.

15. Documents associés

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• CGU
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